Los dueños de pequeñas empresas han de tomar una importante  decisión cuando comienzan un negocio: ¿formarán la empresa ellos solos, o  buscarán la ayuda de alguien? En otras palabras, deben decidir si  quieren formar una empresa unipersonal o una asociación. En este  artículo, vamos a explorar estas dos clasificaciones deteniéndonos en  las ventajas e inconvenientes de cada una. 

Empresa unipersonal y asociación: todo lo que debes saber

¿Qué es una empresa unipersonal (“sole proprietorship”)? 

Una  empresa unipersonal es un negocio propiedad de una sola persona que, a  diferencia de las asociaciones y otras estructuras comerciales más  complejas (corporaciones y LLC), no tiene que registrarse con el estado  para existir. Si eres el único propietario de un negocio,  automáticamente tienes una empresa unipersonal simplemente por el hecho  de realizar negocios.

Las empresas unipersonales son la forma más común de estructurar un negocio porque conllevan numerosas ventajas. En  primer lugar, es la manera más fácil de comenzar, ya que en la mayoría  de estados no se requiere que las empresas unipersonales se registren en  la Secretaría de Estado. Además, hay menos regulaciones a la hora de  formar una junta directiva (ya que estás tú solo) y de organizar  reuniones. Otra obvia ventaja es que no debes responder a nadie salvo a  ti mismo, y puedes establecer tu propio horario y rutina de trabajo. Por  último, no tienes que compartir tus ganancias con nadie (salvo que  contrates a empleados, por supuesto). 

Todo esto suena perfecto, pero decidirse por una empresa unipersoanal también tiene desventajas. El  mayor problema de las empresas unipersonales es que las financias  personales del dueño están ligadas a las del negocio. Esto significa que  si el negocio sufre bancarrota, lo mismo le sucede al dueño. Por lo  tanto, formar una empresa unipersonal es más arriesgado. Lo mismo sucede  si el negocio es demandado: la demanda también recae contra ti (lo que  significa que eres responsable de todos los costos asociados con el  litigio). Las empresas unipersonales, por otro lado, deben pagar tanto  impuestos sobre la renta como impuestos del empleado por cuenta propia  (de Seguridad Social y Medicare). Esto significa que, a medida que la  empresa genera más ganancias, también deberá pagar más impuestos. 

¿Qué es una asociación? 

Una  asociación es un tipo de estructura legal comercial formada por un  acuerdo entre dos o más personas que llevan juntas el negocio. Cada  socio es un copropietario y cada uno ha invertido en el negocio. Una  sociedad, a diferencia de una corporación, no es una entidad separada de  los propietarios individuales. En ese sentido, es más similar a la  empresa unipersonal, ya que en ambas estructuras en el negocio no está  separado de los propietarios en lo que se refiere a la responsabilidad.  Además, no olvides que existen diferentes estructuras bajo las llamadas  asociaciones. 

Formar una asociación conlleva muchas ventajas.  Aunque las sociedades deban pagar impuestos sobre cualquier ganancia,  los dueños no tienes que pagar impuestos separados del empleador. Las  asociaciones pueden llegar a ser muy fructíferas, ya que cada socio  aporta su conocimiento, habilidades y experiencia. Por último, y aunque  su formación sea más complicada que la de una empresa unipersonal, las  asociaciones son fáciles de comenzar.  

Pero también debemos tener en cuenta las desventajas de formar una asociación. Lo peor de una asociación seguramente es que,  como socio, puedes ser responsable de lo que haga otro de tus socios.  Si un socio es demandado, puede que los otros socios no sean llevados a  juicio, pero si el socio demandado no puede pagar la cantidad debida, la  corte puede tomar bienes de los socios que no han sido demandados.  Además, formar una asociación puede conllevar situaciones muy complejas,  por ejemplo, cuando uno de los socios quiere disolver la empresa pero  los otros no quieren. Y aunque no estés obligado a pagar tantos  impuestos, estás ligado legal y financieramente a tus socios. 

¿Cómo se establece una empresa unipersonal o una asociación?

Empresa unipersonal

No  hay requisitos iniciales complicados para establecer una empresa  unipersonal. No tienes que tomar ninguna medida formal o legal a nivel  federal, estatal o local. Sin embargo, puede haber leyes locales de  registro, licencias comerciales o permisos que debes cumplir para que tu  negocio sea legítimo. Todos estos requisitos difieren dependiendo del  estado en que se encuentre tu empresa. Deberás comunicarte con tu Centro de Desarrollo de la Pequeña Empresa (Small Business Development Center o SBDC) más cercano para preguntar por los requisitos específicos.  (para ayuda especializada AQUÍ)

También es recomendable solicitar un nombre comercial (un nombre ficticio), también conocido como DBA (Doing Business As). Un DBA te permitirá hacer negocios legalmente con ese nombre en lugar de tu nombre personal. Averigua aquí si necesitas un DBA para tu negocio.  (para ayuda especializada AQUÍ)

Por  último, también debes estar al tanto sobre tus obligaciones sobre los  impuestos sobre la renta y tus obligaciones de deuda comercial, ya que  como propietario único eres personalmente responsable de pagar estas  deudas.  (para ayuda especializada AQUÍ)

Asociación

El proceso es más complicado que en una empresa unipersonal. Estos son los pasos a seguir:
1. Registrar el negocio
Debes registrar tu negocio en tu estado antes de que comience a operar. Esto generalmente se hace a través de la oficina local de la Secretaría de Estado.
2. Establecer el nombre de la empresa
El  nombre legal de la empresa es el nombre reflejado en tu acuerdo de  asociación, o los apellidos de los socios. Si quieres operar con un  nombre que no sea el nombre legal de la empresa, deberás registrar un  DBA (igual que en una empresa unipersonal).
3. Obtener licencias y permisos
Las regulaciones para licencias y permisos varían según la industria, el estado y la localidad.
4. Crear un acuerdo de asociación
No  es un requisito legal, pero es más seguro contar con uno. Acuerda con  tu(s) socio(s) cómo se tomarán las decisiones, cómo los socios dividirán  las ganancias, cómo se resolverán las disputas, cómo cambiar la  propiedad y cómo disolver la sociedad si surge la situación.

¿Cómo se disuelve una empresa unipersonal o una asociación? 

Empresa unipersonal

Debes  notificar al IRS, así como a las autoridades fiscales estatales y  locales, que ya no operas el negocio. Además, guarda registros de los  formularios de impuestos finales y cierra las cuentas comerciales que  tengas para que los intereses no sigan acumulándose.

Asociación

Tu  acuerdo de asociación debe incluir una cláusula de disolución o los  términos de disolución; este documento detalla los procedimientos de  disolución a seguir según circunstancias específicas. 

Además  de seguir lo que disponga tu acuerdo de asociación, deberás verificar  las leyes comerciales de tu estado, ya que la disolución de las  asociaciones se rige por la ley estatal. La oficina o el sitio web de la  Secretaría de Estado de tu estado puede proporcionarte información  sobre el proceso que se aplica a la disolución de una sociedad (tarifas,  formularios, etc.)

Por último, deberás presentar  una declaración de disolución (en algunos estados, esto se denomina  certificado de cancelación) con tu estado. Puede llevar hasta 90 días  desde la fecha en que presenta la declaración de disolución hasta que se  disuelve tu asociación.

¿Cómo  se declaran impuestos en una empresa unipersonal o en una asociación?

Empresa unipersonal

Como  propietario único, debes informar de todos los ingresos o pérdidas de  tu negocio en tu declaración de impuestos personal; el negocio en sí no  se declara por separado. El IRS clasifica a los impuestos de una empresa  unipersonal como impuestos de “transferencia”, porque las ganancias  comerciales pasan del negocio a tu propia declaración de impuestos  personal.

Asociación

Como  empresa, una asociación no paga impuestos sobre la renta. Es decir, una  sociedad también es una entidad de “transferencia”: las ganancias y las  pérdidas se transfieren a los socios, quienes son responsables de  incluir su parte de los ingresos en su declaración de impuestos  personal. Sin embargo, las asociaciones deben presentar una declaración  de información anual (Formulario 1065) para informar los ingresos,  deducciones, ganancias y pérdidas del negocio.

¿Es mejor una empresa unipersonal o una asociación?  

Todo depende de tu punto de vista, necesidades y objetivos. En  una empresa unipersonal, como eres el único propietario, tienes el  control total sobre todos los aspectos de tu negocio y la libertad de  tomar todas las decisiones importantes, y todas las ganancias del  negocio son solo tuyas. Sin embargo, esto  conlleva un mayor riesgo: una empresa unipersonal asume una  responsabilidad ilimitada, lo que significa que tú y solo tú, como  propietario de la empresa, es responsable de cualquier pérdida.

¿Cómo convertir una empresa unipersonal en una asociación?

Si  eres el único propietario de una empresa y decides compartirla con otra  persona o personas, puedes convertir la empresa en una asociación. Un  documento clave diferencia a una empresa unipersonal de una asociación:  el acuerdo de asociación, como hemos visto anteriormente. Todos los  nuevos propietarios deben aportar su opinión y estar de acuerdo con lo  que refleje este documento para formar una asociación oficial. Debes  establecer, entre otras cosas, la división del porcentaje de propiedad  (como 60-40 o 70-30), las responsabilidades de cada socio, la inversión  del nuevo socio, si corresponde, y el proceso de manejo de disputas.  Todos los socios deben estar de acuerdo en todos los puntos para formar  la asociación. Luego, sigue los pasos indicados anteriormente para  formar una asociación.

¿Puede un propietario único tener un socio? 

Como  propietario único, puedes tener empleados, pero en el momento en que  aceptas hacer negocios con otra persona, ya no se trata de una empresa  unipersonal. Incluso sin un acuerdo de asociación por escrito, puedes convertir tu empresa unipersonal en una sociedad legal. Sin embargo, tener un acuerdo de asociación formal es tu mejor opción.

1. ¿Tienes dudas de como darte de alta y que te conviene si como unipersonal (sole proprietorship) o como asociación (LLC, Corporación,etc)? 
2. ¿No sabes si el DBA que quieres usar ya esta ocupado por alguien más?
3. ¿Tienes dudas de como mantener tu responsabilidades fiscales? 

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FUENTE: Camino Financial/2020